CDH Projektmanagement in CDHWeb -Anleitung zum Verwalten von Projekten

Zielsetzung

Das Projektmanagement steht in der TOP-Version zur Verfügung und verwaltet Projekte und Aufgaben. Dort kann folgendes verwaltet werden:

• E-Mails
• Bilder
• Dateien
• PDFs

Die Aufgaben können terminiert werden und es gibt auch ein E-Mail-Erinnerungssystem (cloudbasiert).

Werden mehrere PDF-Dateien einer Aufgabe zugeordnet, können sie automatisiert zusammengefügt werden.

Die Aufgaben können von allen Benutzern gemeinsam bearbeitet werden, oder auch einzelnen Benutzern zugewiesen werden.

Basiseinrichtung für den Server

1. Projektmanagement öffnen und den Bereich „Servereinstellungen“ öffnen
2. Dort in der Maske gibt es die Konfiguration für
   • Basis-URL
   • E-Mailversand Einstellungen
     • Server
     • Port
     • Verschlüsselung
     • Benutzer
     • Passwort

Die Basis-URL ist nur dann relevant, wenn Sie zusätzlich über einen IIS Server auf das Projektmanagement zugreifen.

Die E-Mailversand-Einstellungen sind dann relevant, wenn andere Mitarbeiter per E-Mail informiert werden sollen, wenn sich etwas an einer Aufgabe geändert hat.

Wenn nötig, werden diese Zeilen bei der Einrichtung des IIS Webservers von unserem Spezialisten gefüllt.

Basiseinrichtung pro Client

1. Projektmanagement starten und den Bereich „Clienteinstellungen“ öffnen
2. Dort bitte folgende Einstellungen vornehmen:
   • eigenes Sachbearbeiterkürzel zuweisen
   • eigene E-Mail-Adressen eintragen

Einrichtung für das Empfangen von Emails

1. Wenn Sie E-Mails an das Projektmanagement weiterleiten wollen um Aufgaben einzurichten, wird eine separate E-Mail-Adresse mit passenden Zugangsdaten benötigt. Am Einfachsten ist es, sich bei Freenet eine neue kostenlose E-Mail-Adresse zu besorgen.
2. Je nachdem, ob das Projektmanagement über einen IIS-Server verwendet wird, oder ob im Desktop-Modus aus CDH Office, werden die Einstellungen an unterschiedlichen Stellen vorgenommen.
3. Bei Verwendung des IIS-Server einmalig wie folgt vorgehen:
   Projektmanagement starten und den Bereich „Servereinstellungen“ öffnen, dort in dem unteren Bereich die Maske „Aufgaben-Generierungsdienst“ wie folgt füllen:
   • „Aktiviert“ anhaken (steuert die Funktion)
   • Intervall: z. B. auf 30 Sekunden setzen
   • Servertyp: IMAP (Hier und in den nachfolgenden Feldern sind in dieser Anleitung Beispieldaten vom Standardfreenetkonto angegeben)
   • Server: mx.freenet.de
   • Port: 993
   • Verschlüsselung: SSL/TLS
   • Benutzer: die Empfänger-E-Mail-Adresse
   • Passwort: das eingerichtete Passwort vom Konto
   • erlaubte Absender: alle erlaubten Absenderadressen einfügen
4. Bei Verwendung des Desktop-Modus pro Benutzer wie folgt vorgehen:
   Projektmanagement starten und den Bereich „Clienteinstellungen“ öffnen, dort in dem unteren Bereich die Maske „Aufgaben-Generierungsdienst“ genauso wie im vorherigen Schritt füllen (gleiche Felder).
   Für jeden Benutzer sollte eine separate E-Mailadresse konfiguriert werden.

Start des Projektmanagements

1. In CDH Office kann es unter Menüpunkt 8,8 gestartet werden
2. In CDHWeb finden Sie das CDHProjektmanagement im Bereich „Organizer“
3. Über einen eigenen Link ist ein Start ebenfalls möglich.

E-Mails zu Aufgaben wandeln

Wenn die oben angeführte Einrichtung durchgeführt ist, können Sie einfach E-Mails an die Wunsch-E-Mailadresse weiterleiten, diese E-Mail wird dann automatisch zu einer Aufgabe gewandelt und landet in dem Projekt „Nicht zugewiesene Aufgaben“. Von dort aus kann sie jederzeit verschoben bzw. weiterverarbeitet werden.

Funktion innerhalb der Aufgaben

Um die Aufgaben zu verändern bzw. zu bearbeiten, gibt es dort folgende Funktionen:

• Erinnerung erstellen
• Erinnerung anzeigen
• in neues Projekt verschieben
• in bestehendes Projekt verschieben
• Aufgaben zusammenführen (auch PDFs zusammenführen)
• Anhänge anzeigen
• Aufgabe löschen

Siehe auch

• CDH Projektmanagement in CDHWeb -E-Mails einem Projekt oder einer Aufgabe hinzufügen